Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 75/2016
z dnia 19 września 2016 r. Starosty Łęczyńskiego
Łęczna, dnia 15.05.2018
Znak sprawy: A. 272.1.3.2018
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Zamawiający – Powiat Łęczyński – Starostwo Powiatowe w Łęcznej, 21-010 Łęczna, Al. Jana Pawła II 95 A, NIP 5050017732, Regon 431019425 zaprasza do złożenia oferty na świadczenie kompleksowej usługi organizacji minimum 5-dniowej (nie więcej niż 6-dniowej) wycieczki samolotowej do Barcelony, Montserrat, Lloret de Mar, Tossa de Mar dla grupy ok. 42 pracowników Starostwa Powiatowego w Łęcznej oraz uprawnionych osób, w tym dzieci od 6 do 18 roku życia.
I.Informacje niezbędne do przygotowania i złożenia oferty:
1.Opis przedmiotu zamówienia:
63511000-4 – Organizacja wycieczek
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji minimum 5-dniowej (nie więcej niż 6-dniowej) wycieczki samolotowej do Barcelony, Montserrat, Lloret de Mar, Tossa de Mar w terminie pomiędzy 19.09. a 30.09.2018r. lub w terminie pomiędzy 19.09 a 03.10.2018r. z datą wylotu pomiędzy 19.09-30.09.2018r. (uwzględniając dni weekendowe) dla pracowników, emerytów, rencistów oraz osób uprawnionych regulaminem ZFŚS Starostwa Powiatowego w Łęcznej.
Ilość osób 42 (+,-) 5 osób.
Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników nie może spowodować zmiany oferowanej ceny jednostkowej za 1 osobę.
1)W ramach realizacji umowy Wykonawca będzie zobowiązany do:
a)przedstawienia szczegółowego programu wycieczki zawierającego dokładne określenie czasu wyjazdu i powrotu;
b)ubezpieczenia uczestników wycieczki od następstw nieszczęśliwych wypadków świadczenie na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu- suma ubezpieczenia: 10 000 – 20 000 PLN, dla jednego uczestnika bez względu na rodzaj schorzenia; koszty leczenia poza granicami kraju- koszt transportu poszkodowanego (automatyczne pokrycie kosztów leczenia poszkodowanej osoby, bez konieczności wydatkowania własnych środków i wnioskowania o refundacje) -suma ubezpieczenia: 10 000 Euro, brak minimalnego limitu do uruchomienia pomocy z ubezpieczenia, bagaż- suma ubezpieczenia: 1000 PLN;
c)zakwaterowania w hotelu, w pokojach 2,3,4 osobowych, każdy pokój z łazienką, TV, klimatyzacją, Wi-Fi;
d)zapewnienia minimum 4 noclegów w hotelu o standardzie kategorii minimum 3* (standard europejski), dopuszcza się hotel położony w odległości do 150 km od lotniska w Barcelonie;
e)zapewnienia bezpośredniego przelotu samolotem w klasie ekonomicznej Warszawa- Barcelona- Warszawa, bagażu rejestrowanego 20 kg oraz bagażu podręcznego, opłat lotniskowych;
f)zapewnienia opieki pilota- przewodnika ze znajomością języka polskiego przez cały czas trwania wycieczki, (od spotkania na lotnisku do zakończenia wycieczki na lotnisku), w tym koordynacja logistyki w trakcie realizacji programu (tj. rezerwacja oraz zakup biletów dla grupy);
g)zapewnienia wyżywienia (śniadania, obiadokolacje) podczas trwania całej wycieczki tj. od obiadokolacji dnia pierwszego do śniadania ostatniego dnia ( w zależności od godzin przylotu oraz wylotu z Barcelony);
h)zapewnienie transferu autokarowego poczynając od lotniska do hotelu, oraz na przewidziane programem przejazdy (autokar powinien być do dyspozycji grupy przez cały czas trwania wycieczki, wyposażony w nagłośnienie, klimatyzację i wygodne fotele);
i)uiszczenia opłaty na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny;
j)pokrycia kosztów wymaganych opłat drogowych i parkingowych;
k)zapewnienia zestawów słuchawkowych tzw. Audio Guide w wersji polskojęzycznej dla każdego uczestnika wycieczki w obiektach zwiedzanych, które dysponują w/w sprzętem;
l)zorganizowania usługi i opieki miejskich, polskojęzycznych przewodników w Barcelonie, Montserrat, Tossa de Mar;
2)Ramowy program wycieczki propozycja:
Barcelona, Montserrat, Lloret de Mar,Tossa De Mar
1)kościół św. Romy,
2)Castillo de Sant Joan,
3)Castell den Playa,
4)Promenada w Lloret de Mar,
5)Cala Banys,
6)Spektakl Flamenco Show,
7)Katedra Sagrada Familia,
8)Plac św. Jakuba z Ratuszem,
9)Pałac Generalitat de Catalunya
10)Placa Catalunya,
11)Las Rambles,
12)Casa Mila,
13)Casa Batlo,
14)Park Guell,
15)Klasztor Montserrat,
16)Sanktuarium „Czarnej Madonny z Montserrat”
17)Stadion Olimpijski, Port Olimpijski,
18)Stadion Camp Nou
19)Wzgórze Montjiuc,
20)Costa Brava- plaża,
21)Rejs statkiem ze szklanym dnem -Tossa de Mar.
Podany program jest programem ramowym. Oferent powinien zaproponować i przedstawić:
1)szczegółowy plan wycieczki z uwzględnieniem w/w pozycji i ewentualnie rozszerzyć jej program o atrakcje nie wymagające angażowania środków finansowych uczestników wycieczki np. spacer jedną z plaż Morza Śródziemnego;
2)aktualne ceny biletów obowiązujących w odwiedzanych obiektach, przedstawionych w ofercie- bilety wykupowane indywidualnie przez uczestników wycieczki, przy koordynacji pilota-przewodnika wycieczki;
3.Zamawiający wymaga od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, przedłożenia projektu umowy do akceptacji przez Zamawiającego .
1)Wykonawca wystawi za wykonany przedmiot zamówienia fakturę z terminem płatności min. 14 dni od daty wystawienia faktury, w następujący sposób:
Nabywca: Powiat Łęczyński
21-010 Łęczna, Al. Jana Pawła II 95 A
NIP:505-00-17-732, REGON: 431019425
Odbiorca: Starostwo Powiatowe w Łęcznej
Al. Jana Pawła II 95A
21-010 Łęczna
II.Termin wykonania zamówienia: pomiędzy 19.09. a 30.09.2018r. lub w terminie pomiędzy 19.09 a 03.10.2018r. z datą wylotu pomiędzy 19.09-30.09.2018r. (uwzględniając dni weekendowe)
III.Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają określone przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:
1)kompetencji lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek, jeżeli wykaże posiadane doświadczenie w tym, w zakresie świadczenia usług turystycznych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2016r., poz. 187 ze zm.) tj. wpis do rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych.
2)sytuacji ekonomicznej lub finansowej,
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek, jeśli wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną minimum 80 tys. zł;
3)zdolności technicznej lub zawodowej,
Zamawiający określa minimalne warunki dotyczące:
a)doświadczenia:
Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi z należytą starannością tj. min. 3 wycieczki, w tym co najmniej 1 zagraniczna trwająca minimum 5 dni dla grupy min. 35 osób.
b)zdolności zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje bądź będzie dysponował osobą – pilotem- przewodnikiem wycieczki (i w przypadku udzielenia zamówienia skieruje go do świadczenia usługi na rzecz Zamawiającego), który posiada kwalifikacje wydane przez uprawniony do tego Urząd Marszałkowski).
2.Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę:
1)który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu lub nie wykazał braku podstaw wykluczenia;
2)w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie
w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2017 r. poz. 1508 ze zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 2171 ze zm.)
IV.Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
1.W celu wykazania braku podstaw wykluczenia oraz potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty:
1)kopię wpisu do rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych.
2)kopię opłaconej polisy OC lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 80 000 zł.
3)odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia.
4)wykaz zrealizowanych usług według załącznika nr 2 wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, wraz z dowodami określającymi czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu
w zakresie posiadanego doświadczenia
5)oświadczenie Wykonawcy (w Formularzu oferty)- potwierdzenie dysponowania osobą
w zakresie pilota – przewodnika wycieczki (wraz z kserokopią legitymacji pilota wycieczek, wydanej przez uprawniony do tego Urząd Marszałkowski).
2.Wykaz innych oświadczeń i dokumentów składanych przez wykonawców:
1)Formularz ofertowy zgodny z zał.nr 1
2)Dokładnie wskazane miejsce noclegowe (obiekt- nazwa, adres, kategoria, położenie od lotniska w Barcelonie, opis położenia i atrakcyjności obiektu i okolicy).
3)Szczegółowy program wycieczki.
4)Aktualny cennik biletów obowiązujących w odwiedzanych obiektach, przedstawionych w ofercie.
5)Pełnomocnictwo, w przypadku, gdy oferta, składane dokumenty oraz oświadczenia podpisane są przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy.
V.Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami.
1.W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca winien posługiwać się numerem sprawy określonym w zapytaniu ofertowym: A.272.1.3.2018
2.W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, wezwania, zapytania oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku wykorzystania faksu lub drogi elektronicznej każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
3.Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Zamawiającego zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.
4.Korespondencję związaną z przedmiotowym postępowaniem, należy kierować na adres:
Starostwo Powiatowe w Łęcznej
e-mail: a.jozwiak@powiatleczynski.pl , fax. 81 752 64 64
5.Osobami upoważnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są:
Agnieszka Jóźwiak; e-mail: a.jozwiak@powiatleczynski.pl tel. 81 53 15 204
Agnieszka Plechawska; e-mail: a.plechawska@powiatleczynski.pl tel. 81 53 15 276
VI.Termin związania ofertą:
Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez 20 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
VII.Opis sposobu przygotowywania ofert:
1.Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2.Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania
3.Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.
4.Oferta oraz wymagane formularze, składane wraz z ofertą wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania firmy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym oraz przepisami prawa.
5.Oferta podpisana przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy wymaga załączenia właściwego pełnomocnictwa lub umocowania prawnego.
6.Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty: oświadczenia, załączniki
i inne, o których mowa w zapytaniu.
7.Dokumenty powinny być sporządzone zgodnie z zaleceniami oraz przedstawionymi przez Zamawiającego wzorcami, zawierać informacje i dane określone w tych dokumentach. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę.
VIII.Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:
- Ofertę należy złożyć do dnia 22.05.2018 r do godziny 12:00
1)pocztą lub przesyłką kurierską na adres Zamawiającego: Starostwa Powiatowego w Łęcznej, Al. Jana Pawła II 95 A, lub
2)osobiście w siedzibie Zamawiającego, w kancelarii podawczej (pierwsze piętro, pokój nr 111), lub
3)przesłać faksem na nr: /081/ 752 64 64 lub e-mailem: a.jozwiak@powiatleczynski.pl; a.plechawska@powiatleczynski.pl (decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą uwzględniane).
2.Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
IX.Opis sposobu obliczenia ceny
1.Cena oferty oznacza cenę zaproponowaną przez Wykonawcę za realizację zamówienia. Zostanie ona określona przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (Załącznik Nr 1).
2.Wykonawca określi cenę brutto przypadającą na jednego uczestnika wycieczki- bez ceny wstępu do zwiedzanych obiektów, cenę całkowitą oferty brutto dla przedmiotu zamówienia ( przyjmując do wyceny ilość osób – 42) podając je w zapisie liczbowym, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3.Wartości cenowe należy podać w złotych polskich (PLN)
4.Każdy z wykonawców może podać tylko jedną cenę za realizację zamówienia.
5.Cenę oferty należy określić z należytą starannością, na podstawie przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich kosztów związanych z realizacją zadania.
X.Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert:
1.Zamawiający uzna ofertę za spełniająca wymagania i przyjmie do szczegółowego rozpatrywania, jeżeli:
a) oferta spełnia wymagania określone niniejszym zapytaniem,
b) oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie.
2.Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Lp.Nazwa kryteriumZnaczenie kryterium (w %)
1Cena80
Atrakcyjność oferty
10
Warunki zakwaterowania 10
Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert,
przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
1)W kryterium „CENA” najwyższą liczbę punktów (80) otrzyma oferta z najniższą ceną, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:
Cena najtańszej oferty
Cena = _____________ x 80% x 100 pkt.
Cena oferty badanej 2)W kryterium „Atrakcyjność oferty” –max. liczba punktów (10)
Zamawiający będzie oceniał oferty wg. punktacji:
położenie obiektu zakwaterowania i atrakcyjność okolicy w której znajduje się miejsce zakwaterowania – 10 pkt. w tym:
?położenie obiektu zakwaterowania od lotniska – 4 pkt.
- do 100 km– 4 pkt.
- od 100 km do 150 km – 2 pkt.
- od 150 do 200 km i więcej– 1 pkt
?położenie obiektu zakwaterowania w odległości od Morza – 4 pkt. - do 50 m – 3 pkt.
- od 50 m do 100 m i więcej-1 pkt.
- dodatkowo premiowane zakwaterowanie w obiekcie z widokiem na Morze
Śródziemne – 1 pkt.
?atrakcje turystyczno-przyrodnicze i infrastruktura gastronomiczno-handlowa miejscowości zakwaterowania – 2 pkt. - w odległości do 1 km- 2 pkt.
- odległości powyżej 1 km- 1 pkt.
3)W kryterium „Warunki zakwaterowania” – max.liczba punktów (10)
Zamawiający będzie oceniał oferty wg. punktacji:
a)kategoria hotelu – 3 pkt. w tym:
- podwyższona kategoria hotelu (standard europejski) 3* i więcej – 3 pkt.
- kategoria hotelu (standard europejski) 2* – 2 pkt.
b)animacje dla dzieci na terenie obiektu – 2 pkt.
c)restauracja, bar hotelowy (darmowe napoje) – 3 pkt.
d)wieczorne animacje tematyczne, kulturalno- rozrywkowe dla osób dorosłych w obiekcie – 2 pkt.
3.Za najkorzystniejszą ofertę zamawiający uzna ofertę obejmującą wykonanie opisanego przedmiotu zamówienia w pełnym zakresie i zgodnie z wymaganiami oraz zawierającą najkorzystniejszy bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert.
4.W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
6.Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz oczywiste omyłki rachunkowe
XI.Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
1.Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przesłane w formie notatki służbowej
z przeprowadzonego postępowania pocztą elektroniczną do Wykonawców uczestniczących
w postępowaniu oraz zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.
2.Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany będzie
w ciągu 2 dni od wyboru oferty do przedłożenia projektu umowy do akceptacji przez Zamawiającego
3.W przypadku, gdy okaże się, że Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie uchylał się od realizacji zamówienia Zamawiający, może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny,
XII.Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia:
Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
XIII.Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienie niniejszego postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.
Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Załączniki:
1.Formularz ofertowy
2.Wykaz usług