Znak sprawy: IPR.272.1.13.2016
Łęczna, dn.23.02.2016
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
I.Zamawiający:
Powiat Łęczyński- Starostwo Powiatowe w Łęcznej
Al. Jana Pawła II 95 A, 21-010 Łęczna
NIP: 713-23-98-078, REGON: 431029168
Tel. 81/752 64 01, fax: 81/ 752 64 64
zaprasza do złożenia oferty na organizację imprezy plenerowej „Dożynki Powiatu Łęczyńskiego 2016”.
CPV 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez
II. Informacje niezbędne do przygotowania i złożenia oferty:
1)Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja imprezy plenerowej „Dożynki Powiatu Łęczyńskiego 2016”, która odbędzie się dnia 28.08.2016 r. w Cycowie, w następującym zakresie:
- PROGRAM ARTYSTYCZNO-ROZRYWKOWY
1.1 Program artystyczno-rozrywkowy dla rodzin z dziećmi
Pokazy tańca, pokazy akrobatyczne lub pokazy iluzji skierowane w szczególności do rodzin z dziećmi – ok. 1 godz.
1.2 Program artystyczno-rozrywkowy dla osób w wieku średnim
Koncert muzyczny na żywo lub występ kabaretowy skierowany w szczególności do osób w wieku średnim – ok. 1 godz.
1.3 Zabawa dożynkowa
Program artystyczno-rozrywkowy dla osób młodych i w wieku średnim: koncert zespołu disco polo lub występ grupy muzycznej prezentującej na żywo popularne przeboje muzyki rozrywkowej polskiej i zagranicznej – ok. 2 godz.
1.4 Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu minimum 3 propozycje występów z każdej kategorii (1.1, 1.2, 1.3) do wyboru, przy czym przynajmniej jedna kategoria powinna obejmować występy artystów rozpoznawalnych w skali kraju (np. poprzez obecność ich utworów na listach przebojów, udział w popularnych programach telewizyjnych, radiowych, talent show). Prezentowany podczas imprezy program artystyczny nie może zawierać elementów nieprzyzwoitych, gorszących lub obraźliwych.
1.5. W ramach wykonania usługi:
a)Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w cenie i zapłaty wszystkich kosztów związanych z występem zaproponowanych artystów, w tym m.in. transport, noclegi, ZAiKS.
b)w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu ridery techniczne uzgodnionych artystów,
c)Wykonawca zobowiązuje się do wykonania występów artystycznych przez wykonawców programu artystyczno-rozrywkowego z należytą starannością .
d)Wykonawca gwarantuje całkowite rozliczenie honorariów wykonawców programu artystyczno-rozrywkowego
e)Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia gotowości występujących artystów na minimum 30 minut przed ustaloną godziną występu. - ZAPLECZE TECHNICZNO-ORGANIZACYJNE
2.1 Wynajem telebimu
2.1.1 ekran diodowy o min. wymiarach 4×3 m,
2.1.2 realizacja transmisji z imprezy przez minimum jednego kamerzystę,
2.1.3 przygotowanie i wyświetlanie podczas imprezy prezentacji dźwiękowo – wizualnej, promującej organizatorów oraz sponsorów imprezy,
2.1.4 W ramach wykonania usługi:
a)Wykonawca zapewni montaż, demontaż i obsługę sprzętu niezbędnego do realizacji usługi przez wykwalifikowane i posiadające konieczne uprawnienia osoby.
b)Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia gotowości sprzętu na minimum 1 godzinę przed ustaloną godziną rozpoczęcia imprezy.
2.2 Wynajem płotków
2.2.1 płotki ciężkie ok. 20 mb,
2.2.2 płotki lekkie ok. 140 mb
2.2.3 płotki (ogrodzenia zaporowe) powinny posiadać niezbędne atesty gwarantujące bezpieczeństwo dla publiczności i uniemożliwiające wejście osób postronnych na scenę i zaplecze.
2.2.4 W ramach wykonania usługi:
a)Wykonawca zapewni transport płotków,
b)Wykonawca zapewni montaż i demontaż płotków w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego przez min. 4 osoby.
c)Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia gotowości płotków lekkich na godz. 10.00, płotków ciężkich na. godz. 19.30.
2.3 Wynajem toalet i umywalek plenerowych
2.3.1. toalety przenośne typu standard – 7 szt.,
2.3.2. toalety przenośne dla niepełnosprawnych – 1 szt.,
2.3.3. toalety przenośne z umywalką typu VIP – 2 szt.,
2.3.4. umywalki plenerowe wolnostojące – 2 szt.,
2.3.5. W ramach wykonania usługi:
a)Wykonawca zapewni dostarczenie toalet i umywalek na miejsce imprezy, wyposażonych w ręczniki i papier toaletowy oraz przygotuje je do eksploatacji,
b)Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia gotowości toalet i umywalek do godz. 12.00 dnia 27.08.2016 r.
c)Wykonawca zapewni serwis końcowy oraz odbiór toalet i umywalek z miejsca imprezy w dniu 29.08.2016 r.
2.4 Ochrona
2.4.1 Zorganizowanie ochrony osób i mienia imprezy plenerowej Dożynki Powiatu Łęczyńskiego 2016 od dnia 27.08.2016 r. do dnia 29.08.2016 r. przez koncesjonowaną agencję ochrony w godzinach:
a)21.00 – 06.00 w dn. 27-28.08.2016 r. – min. 2 pracowników ochrony, w tym min. 1 kwalifikowany
b)12.30 – 20.00 w dn. 28.08.2016 r. – min. 10 pracowników ochrony, w tym min. 5 kwalifikowanych,
c)20.00 – 22.30 w dn. 28.08.2016 r. – min. 17 pracowników ochrony, w tym min. 9 kwalifikowanych,
d)22.30 – 1.30 w dn. 28-29.08.2016 r. – min. 10 pracowników ochrony, w tym min. 5 kwalifikowanych,
e)7.30 w dn. 29.08.2016 r. – min. 2 pracowników ochrony, w tym min. 1 kwalifikowany.
2.4.2 Przygotowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentów niezbędnych do zgłoszenia przez Zamawiającego do odpowiednich organów administracji publicznej imprezy masowej dla 1000 osób w ramach Dożynek Powiatu Łęczyńskiego 2016, która odbędzie się dnia 28.08.2016 r. w godz. 20.00-22.30, przy czym dokumenty te powinny zostać dostarczone Zamawiającemu w formie elektronicznej nie później niż do 20.07.2016 r., a Zamawiający w ciągu 2 dni roboczych zaakceptuje dokumenty lub zgłosi do nich uwagi, które Wykonawca powinien uwzględnić w przedmiotowej dokumentacji w ciągu 2 dni roboczych.
2.4.3 W ramach wykonania usługi:
a)Wykonawca odpowiada za ochronę osób i mienia na terenie imprezy we wskazanych godzinach, a wykonując przedmiot umowy zobowiązuje się w szczególności do dbania o porządek i kontrolę ruchu osobowego, zapobiegania awanturom i dbanie o bezpieczeństwo uczestników, wykonawców oraz organizatorów imprezy.
b)Wykonawca zobowiązuje się ochraniać miejsce imprezy poprzez obsadzenie go przez umundurowanych na czarno pracowników ochrony, oznaczonych identyfikatorami i ubranych w jednolite kamizelki odblaskowe, wyposażonych w środki przymusu bezpośredniego i środki łączności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
c)Wykonawca odpowiada za straty materialne na terenie i w czasie objętym ochroną, jeśli są one wynikiem braku należytej staranności z jego strony. - ZAPLECZE HANDLOWO – GASTRONOMICZNE
3.1 Zapewnienie stoisk gastronomicznych (na zasadzie wyłączności) dla ok. 5000 uczestników imprezy, w tym:
a)dania gorące z grilla/ rożna – min. 2 stoiska,
b)fast food – min. 3 stoiska,
c)gofry – min. 1 stoisko,
d)lody – min. 2 stoiska,
e)popcorn – min. 2 stoiska,
f)wata cukrowa – min. 2 stoiska,
g)min. 6 rollbarów
h)min. 100 miejsc siedzących ze stołami biesiadnymi i parasolami
3.2 Zapewnienie stoisk handlowych (na zasadzie wyłączności) dla ok. 5000 uczestników imprezy, w tym:
a)zabawki (z wyłączeniem wyrobów pirotechnicznych),
b)balony z helem dla dzieci,
3.3 Zapewnienie i obsługa urządzeń rekreacyjnych (na zasadzie wyłączności) w liczbie co najmniej 5, w tym:
a)duża zjeżdżalnia dmuchana,
b)mała zjeżdżalnia dmuchana,
c)dmuchany plac zabaw dla dzieci.
3.4 W ramach wykonania usługi:
a)W terminie do 22.08.2016 r. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu szczegółowy wykaz wszystkich stoisk w ramach organizacji zaplecza handlowo-gastronomicznego oraz pozwolenie na sprzedaż alkoholu podczas imprezy, przy czym Zamawiający ma prawo usunąć z terenu imprezy stoiska nie ujęte w wykazie.
b)Wykonawca zobowiązuje się, iż wszystkie urządzenia rekreacyjne będą w należytym stanie technicznym i będą posiadały niezbędne atesty i pozwolenia do użytkowania, gwarantujące bezpieczeństwo uczestników imprezy, a także będą obsługiwane przez odpowiednio przeszkolone osoby.
c)Wykonawca zobowiązuje się, że wszystkie stoiska prowadzące obwoźną działalność handlową i gastronomiczną, zgłoszone Zamawiającemu będą spełniały wszystkie wymagania niezbędne dla prowadzenia tego rodzaju działalności, a w szczególności dot. wydania decyzji zatwierdzającej lub zaświadczenia o wpisie do rejestru zakładów Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
d)Wykonawca zobowiązany jest do przybycia na miejsce imprezy w dniu 28.08.2016 r. co najmniej o godzinie 8.00 oraz koordynacji sprawnego rozstawienia określonych w wykazie stoisk. Gotowość wszystkich stoisk ustala się na godzinę 10.30, przy czym sprzedaż alkoholu dozwolona jest od godz. 13.00.
e)Wykonawca jest zobowiązany we własnym zakresie zapewnić dostęp do wody, źródła prądu, krzesła, stoły, sprzęt gaśniczy i inny sprzęt oraz środki potrzebne do organizacji zaplecza handlowo-gastronomicznego na czas imprez – w tym zakresie nie przysługują mu żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
f)Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za szkody wyrządzone lub powstałe wobec uczestników imprezy powstałe na skutek ekspozycji oraz sprzedaży swoich produktów i usług podczas imprezy.
g)Wykonawca jest zobowiązany do zachowania czystości i porządku na terenie zaplecza handlowo-gastronomicznego.
Zamawiający zobowiązuje się do:
a)zapewnienia sceny, oświetlenia, nagłośnienia zgodnie z riderami występujących artystów, przy czym wymagania te nie powinny być wyższe niż rider techniczny gwiazdy wieczoru i nie może generować dodatkowych kosztów dla Zamawiającego,
b)przekazania Wykonawcy nie później niż do 22.08.2016 r. ostatecznego programu imprezy, a do dnia 13.07.2016 r. informacji niezbędnych do przygotowania dokumentów dot. imprezy masowej
c)zapewnienia źródła prądu dla telebimu,
d)uzyskania zezwolenia na odbycie się imprezy masowej oraz spełnienie wymagań wynikających z Ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych,
e)udostępnienia Wykonawcy uprzątniętego terenu w celu przygotowania zaplecza handlowo-gastronomicznego.
2)Termin wykonania zamówienia: 27-29.08.2016 r.
3)Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny tych warunków:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający niżej określone warunki:
a)Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu spełnienia tego warunku.
b)Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie.
Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 3 usługi polegające na organizacji imprezy plenerowej obejmującej co najmniej następujące elementy: program artystyczno-rozrywkowy, zaplecze techniczno-organizacyjne, zaplecze handlowo-gastronomiczne, o wartości przynajmniej 17.000 zł brutto każda.
c)Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu spełnienia tego warunku.
d)Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu spełnienia tego warunku.
4)Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które muszą dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: Oświadczenie o spełnianiu warunków określonych w pkt. 3 a, c, d zaproszenia, zawarte w Formularzu ofertowym oraz Wykaz wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 3 usług polegających na organizacji imprezy plenerowej obejmującej co najmniej następujące elementy: program artystyczno-rozrywkowy, zaplecze techniczno-organizacyjne, zaplecze handlowo-gastronomiczne, o wartości przynajmniej 17.000 zł brutto każda z potwierdzeniem ich wykonania z należytą starannością (np. w formie referencji).
5)Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami:
a)Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się: mailowo, telefonicznie i w formie pisemnej. Dokumenty będą przekazywane drogą elektroniczną lub pocztową.
b)Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami: Beata Cieślińska,
tel. /081/ 752 64 21, fax. /081/ 752 64 64, e- mail: b.cieslinska@powiatleczynski.pl
6)Termin związania ofertą: 14 dni od dnia upływu terminu do składania ofert.
7)Opis sposobu przygotowania ofert:
Wykonawca powinien przygotować ofertę w j. polskim na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do Zaproszenia do złożenia Oferty. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione albo upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną. W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub upoważnionego przedstawiciela. Oferta powinna zostać dostarczona w formie pisemnej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta na organizację imprezy plenerowej Dożynki Powiatu Łęczyńskiego 2016”.
8)Miejsce oraz termin składania ofert: Ofertę należy złożyć do siedziby Zamawiającego (Starostwo Powiatowe w Łęcznej, Punkt Obsługi Interesanta (pok. 111), al. Jana Pawła II 95A, 21-010 Łęczna) do dnia 08.03.2016 r. godz. 16.00.
Za termin złożenia oferty uznaje się termin dostarczenia oferty Zamawiającemu. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
9)Opis sposobu obliczania ceny: Oferta powinna zawierać cenę brutto, która obejmuje cały zakres objęty zamówieniem.
10)Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert: Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna ofertę zgodną w swej treści z niniejszymi warunkami zamówienia i zawierającą najniższą cenę ofertową brutto. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty będzie stanowiła w 100% cena.
11)Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: Nie dotyczy
12)Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia: Nie dotyczy.
13)Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach: Wzór umowy stanowi Załącznik nr 2 do Zaproszenia do złożenia oferty.
14)Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych ( t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164), na podstawie Zarządzenia Nr 21 /2015 Starosty Łęczyńskiego z dnia 12 marca 2015 r.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania Zaproszenia do złożenia oferty oraz zakończenia procedury bez wybrania którejkolwiek z ofert bez podania przyczyny.
Starosta Łęczyński
Roman Cholewa
Załączniki:
1.Formularz ofertowy.
2.Wzór umowy
3.Planowany program imprezy Dożynki Powiatu Łęczyńskiego 2016
4.Regulamin stanowisk wystawienniczych
5.Rider techniczny gwiazdy wieczoru