ZAPYTANIE OFERTOWE na zorganizowanie
5-dniowej wycieczki autokarowej Gdańsk – Gdynia -Sopot – Malbork w terminie 15.08 – 31.08.2018r. dla pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zakładzie Aktywności Zawodowej w Łęcznej.
Łęczna, dnia 11.07.2018r.
Znak sprawy: PZAZ. XI.272.1.2.2018
ZAPYTANIE OFERTOWE
Powiat Łęczyński – Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej w Łęcznej,
zaprasza do składania ofert na: zorganizowanie 5-dniowej wycieczki autokarowej Gdańsk – Gdynia – Sopot – Malbork dla grupy min. 40 osób – max. 45 osób
I.Dane ogłaszającego zapytanie ofertowe:
Powiat Łęczyński – Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej w Łęcznej ul. Krasnystawska 52, 21-010 Łęczna NIP: 505-00-56-689 tel. 81-752-29-20 www.zaz.leczna.pl,
mail: pzazleczna@wp.pl.
II.Tryb
Postępowanie jest prowadzone w oparciu o art.4 pkt 8 Prawa Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz. U. z 2017r. poz. 1579 z późn. zm.), w związku z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016r. poz 1870 ze zm.), zgodnie
z Zarządzeniem 3/2014 Dyrektora Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej
z dnia 16 kwietnia 2014r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, udostępnionym na stronie internetowej:www.powiatleczynski.pl, www.zaz.leczna.pl
III.Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 5-dniowej wycieczki autokarowej Gdańsk – Gdynia – Sopot – Malbork w przedziale czasowym od 15.08.2018r. do 31.08.2018r. dla grupy min. 40 – max. 45 pracowników zatrudnionych w Powiatowym Zakładzie Aktywności Zawodowej w Łęcznej, z przewagą osób posiadających orzeczenie o niepełnosprawności. Ostateczna liczba uczestników wycieczki może ulec zmianie, zwiększeniu lub zmniejszeniu o 5 i zostanie podana najpóźniej na 5 dni przed planowanym terminem wycieczki. Zmiana liczby uczestników nie powoduje zmiany ceny jednostkowej przez Wykonawcę.
KOD CPV: 63511000-4 – organizacja wycieczek.
Miejsce wycieczki: Gdańsk –Gdynia – Sopot – Malbork
Opis warunków organizacji wycieczki:
Wykonawcy postępowania, w ramach przedmiotu zamówienia, muszą zapewnić
w szczególności:
a) transport autokarem o podwyższonym standardzie (barek – korzystanie z gorącej herbaty i kawy na trasie przejazdu z barku autokarowego wg. Potrzeb, video , uchylne siedzenia, klimatyzacja, WC, wyprodukowany nie wcześniej niż w 2010r. na trasie Łęczna – Gdańsk – Gdynia – Sopot – Malbork – Łęczna, w grupie będą osoby z ograniczoną możliwością poruszania się i do 4 osób na wózkach inwalidzkich. Autokar pozostaje do dyspozycji uczestników na czas trwania wycieczki. Wszelkie opłaty związane z wyjazdem takie jak koszt paliwa, opłaty parkingowe oraz opłaty za autostrady ponosi Wykonawca;
b) ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) dla każdego uczestnika bez względu na rodzaj schorzenia na sumę min. 10 000 PLN;
c) zakwaterowanie w jednym obiekcie – cztery noclegi w Gdańsku w hotelu lub pensjonacie co najmniej 3 gwiazdkowym, wpisanym do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich, zlokalizowanego max. 200 m od Morza Bałtyckiego, w pokojach 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, TV I telefonem, lodówką, łóżka pojedyncze, nie dopuszcza się łózek piętrowych, do dyspozycji uczestników: czajniki elektryczne, suszarki do włosów, żelazko, leżaki i parawany plażowe. W w/w hotelu/pensjonacie co najmniej dwa pokoje z łazienkami przystosowanymi dla osób niepełnosprawnych, poruszających się na wózkach inwalidzkich i mających problemy z poruszaniem się, każdy z pełnym węzłem sanitarnym, dodatkowe krzesełka plastikowe w łazience
z brodzikiem, dodatkowe oporęczowanie, winda w hotelu.
d) Wykonawca w ofercie poda pełną nazwę , dokładny adres i opis hotelu z załączoną mapką wskazującą odległość hotelu od morza ( Uwaga: odległość mierzona będzie trasą pieszą wg ,,Google Maps” dostępnej na stronie internetowej: https:// www.google.pl/maps
e) Wyżywienie w hotelu / pensjonacie w miejscu zakwaterowania:
•4x śniadania w formie bufetu
• 5x obiad (składający się z co najmniej dwóch dań + napój),
• 5x serwis kawowy z kawą i herbatą do wyboru i z ciastem (każdego dnia jeden),
• 1x kolacja,
•1x obiadokolacja serwowana,
•1x obiadokolacja plenerowa – grillowa z muzyką (min. 3 godziny),
•1x obiadokolacja uroczysta w formie wieczorku rozrywkowo – tanecznego
z muzyką ze wzbogaconym menu i napojami ( min. 5 godzin)
•napoje dla uczestników min. 1 litr wody mineralnej dziennie
f) opiekę pilota biura przez cały czas trwania wycieczki ( przedstawienie w terminie 5 dni przed wyjazdem kopii legitymacji pilota),
g) opiekę ratownika medycznego lub pielęgniarki ( przedstawienie w terminie 5 dni przed wyjazdem kopii dokumentu poświadczającego posiadanie wymaganych kwalifikacji
i doświadczenie w opiece nad osobami niepełnosprawnymi)
h) Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć szczegółowy program wycieczki 5 – dniowej z uwzględnieniem poniższych punków programu oraz codzienny relaks na plaży morskiej. Wszelkie opłaty związane z biletami wstępu wg programu i przewodnikiem ponosi Wykonawca.
•Gdańsk Oliwa: Katedra Oliwska + koncert organowy Park im. Adama Mickiewicza – bilety wstępu,
•Gdańsk: Bazylika Mariacka, Bazylika Św. Brygidy oraz Muzeum II Wojny Światowej – bilety wstępu, zwiedzanie: Śródmieście Gdańskie, Długi Targ, ulicę Mariacką, Starówka, Port Rzeczny, Brama Gdańska, Pomnik Neptuna, Stary Młyn, Fragmenty Fortyfikacji Gdańskiej, Bazylika św. Mikołaja, Klasztor Dominikanów, Droga Królewska, Długie Pobrzeże, po kolacji – Gdańsk Nocą – spacer po Starym Mieście,
•Westerplatte – rejs z Gdańska, Pomnik Bohaterów
•Malbork – zwiedzanie Zamku Krzyżackiego – bilet wstępu,
•Sopot – spacer po deptaku ulicą Monte Cassino, Wejście na Molo Sopockie – bilet wstępu,
•Gdynia – Skwer Kościuszki, Port Jachtowy, Wejście do Akwarium Gdyńskiego – bilet wstępu,
• Szymbark – zwiedzanie Centrum Edukacji i Promocji Regionu – bilet wstępu, Biesiada Kaszubska z regionalnym menu przy ognisku
i poczęstunkiem regionalnymi napojami,
•Grunwald – Muzeum Bitwy pod Grunwaldem i pól bitwy pod Grunwaldem – bilet wstępu
•Zapewnienie przez Wykonawcę przewodnika w zwiedzanych miejscach oraz na:
- min. 8h na wycieczce Gdańsk – Sopot – Gdańsk Oliwa – Westerplatte wg programu,
- min. 3,5 h w Malborku,
- min. 1,5h w Szymbarku,
- min. 1,5h po polach Grunwaldu i Muzeum Bitwy pod Grunwaldem
i) Podstawowe wyposażenie apteczki: (w tym ciśnieniomierz naramienny, leki pierwszej potrzeby),
IV. Wadium
Informacja na temat wadium: Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości
1 200,00zł. ( słownie jeden tysiąc dwieście złotych ) Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacać przelewem, przed upływem terminu składania ofert, na rachunek bankowy: Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej ul. Krasnystawska 52, 21-010 Łęczna : PKO BP Nr rachunku: 59 1020 3206 0000 8102 0051 4331. Tytuł przelewu: Wadium – organizacja wycieczki Gdańsk – Gdynia – Sopot – Malbork
Wadium uważa się za wniesione w terminie, jeżeli kwota wadium znajdzie się na rachunku Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
V. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie w przedziale czasowym : od 15.08 do 31.08.2018r.,
VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1)posiadają uprawnienia do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie pełnienia usług turystycznych, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.
W celu potwierdzenia spełniania warunku Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie zawarte w treści formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania.
2)posiadają niezbędne doświadczenie i wykażą, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu z należytą starannością wykonali co najmniej trzy usługi, z których każda polegała na zorganizowaniu dla grupy min. 40 osób wycieczki trwającej minimum 5 dni
W celu potwierdzenia spełniania warunku Wykonawca składa wraz z ofertą:
- oświadczenie zawarte w treści formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania oraz wykaz usług zgodnie ze wzorem zawartym w tym formularzu;
- dokumenty potwierdzające należyte wykonanie wykazanych usług, przy czym dokumentami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne dokumenty; w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
Wykonawcy, którzy nie złożą wraz z ofertą ww. dokumentów lub złożą dokumenty nieważne lub niepotwierdzające spełniania warunku, zostaną wykluczeni z udziału w postępowaniu, a złożone przez nich oferty zostaną uznane za odrzucone.
3)dysponują osobami, które skierują do realizacji zamówienia w tym, co najmniej:
a) jednego pilota wycieczki posiadającego dokument legitymacji pilota wycieczek, wydany przez uprawniony do tego Urząd Marszałkowski;
b) jedną pielęgniarkę lub ratownika medycznego, posiadającą/posiadającego dyplom lub świadectwo uprawniające do wykonywania zawodu
W celu potwierdzenia spełniania warunku Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie zawarte w treści formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania i kserokopie, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, legitymacji pilota wycieczek oraz dyplomu lub świadectwa uprawniającego do wykonywania zawodu.
Wykonawcy, którzy nie złożą wraz z ofertą ww. dokumentów lub złożą dokumenty nieważne lub niepotwierdzające spełniania warunku, zostaną wykluczeni z udziału w postępowaniu, a złożone przez nich oferty zostaną uznane za odrzucone.
VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:
Osobami uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony Zamawiającego jest: Dyrektor Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej Pani Małgorzata Paprota Tel.: 81 752 29 20, e-mail: pzazleczna@wp.pl
VIII.Sposób przygotowania oraz termin złożenia oferty:
1.Ofertę należy złożyć w języku polskim na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania. Oferta powinna zawierać łączną cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia. Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
2.Cena ofertowa nie podlega zmianie po złożeniu oferty
3.Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę.
4.Oferta oraz wszystkie załączniki musza być podpisane przez osobę/by upoważnioną/ne do reprezentacji Wykonawcy.
5.Wzory dokumentów dołączone do niniejszego Zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę o dołączone do oferty.
6.Ofertę należy złożyć:
a)pocztą na adres : Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej, ul. Krasnystawska 52, 21-010 Łęczna lub,
b)osobiście w siedzibie Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej, pokój nr 2 sekretariat.
7.Termin składania ofert upływa w dniu 19.07.2018r. o godzinie 10.00
Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą uwzględniane.
8.Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
9.W toku dokonywania badania i oceny ofert, Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
IX.Kryteria oceny ofert.
Cena ofertowa brutto – waga 100%
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca wszystkie wymagane załączniki złożone przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu oraz zawierająca najniższą cenę ofertową ( oferta otrzyma maksymalną ilość – 100 punktów). Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie niższą ilość punktów.
X.Termin związania ofertą
Wykonawca składający ofertę pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.
XI.Wynik postępowania
1.O wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania Zamawiający powiadomi Wykonawców.
2.Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia niniejszego postępowania bez wybierania którejkolwiek z ofert.
XII.Obowiązki informacyjne RODO
I.Obowiązek informacyjny w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1.administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej ul. Krasnystawska 52, 21-010 Łęczna;
- z inspektorem ochrony danych osobowych, można kontaktować się pod adresem e-mail*: pzazleczna@wp.pl;
3.Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem
o udzielenie zamówienia publicznego, na ,, Zorganizowanie 5-dniowej wycieczki autokarowej Gdańsk – Gdynia – Sopot – Malbork dla pracowników Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej” Znak sprawy: PZAZ.XI.272.1.2.2018 na podstawie:
1) art. 6 ust. 1 lit. c RODO. tj.: przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zakresie:
a)ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie w tym w szczególności rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
b)wskazanym w art. 5 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 1 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r . o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
4.Pani/Pana dane będą przetwarzane wyłączenie w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i archiwalnym, i nie będą udostępniane odbiorcom danych za wyjątkiem podmiotów, które są upoważnione na podstawie przepisów prawa;
5.Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane (okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy) oraz będą przetwarzane przez okres archiwalny zgodnie z wymaganiami prawnymi określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6.w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
7.posiada Pani/Pan:
1)na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2)na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
3)na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
4)prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
8.nie przysługuje Pani/Panu:
1)w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2)prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3)na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
II.Obowiązek informacyjny związany z realizacją umowy
Zamawiający zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informuję, że:
- Administratorem danych osobowych jest: Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej w Łęcznej.
- Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
1) art 6 ust. 1 lit b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
2) art. 6 ust. 1 lit c RODO tj. przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawego ciążącego na administratorze w szczególności w zakresie:
a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
b) art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
c) art. 5 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 1 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r . o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. - Dane będą przetwarzane wyłączenie w celu:
1) niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy,
2) jej rozliczenia w tym przechowywania faktur i dokumentów księgowych,
3) dochodzenia roszczeń,
4) archiwalnym
i nie będą udostępniane odbiorcom danych za wyjątkiem podmiotów, które są upoważnione na podstawie przepisów prawa. - Dane będą przetwarzane przez okres archiwalny zgodnie z wymaganiami prawnymi określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
- Podmiotom, których dane są przetwarzane przysługują następujące prawa:
a) dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, usunięcia danych po okresie retencji danych, ograniczenia przetwarzania.
b) wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. - Podanie danych osobowych, w zakresie niezbędnym do realizacji umowy i jej rozliczenia jest warunkiem jej zawarcia. Niepodanie danych osobowych skutkuje nie zawarciem umowy.
XIII.Lista załączników.
1.Załącznik nr 1 – Wzór umowy
2.Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
Dyrektor Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej
Małgorzata Paprota