Łęczna, dnia 27.06.2014r.
Wykonawcy ubiegający się
o udzielenie zamówienia
Dotyczy: Przetargu nieograniczonego „Ubezpieczenie grupowe na życie pracowników, współmałżonków / partnerów oraz pełnoletnich dzieci pracowników Starostwa Powiatowego w Łęcznej oraz jednostek organizacyjnych Powiatu Łęczyńskiego” nr. ZP/……/2014 – wyjaśnienia treści SIWZ.
Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907) Zamawiający poniżej zamieszcza pytania o wyjaśnienie treści SIWZ oraz udzielone na nie odpowiedzi:
Pytanie 1
Załącznik nr 1 do SIWZ
2.17. Ubezpieczający przekazuje Wykonawcy, listę osób przystępujących do ubezpieczenia wraz deklaracjami uczestnictwa tych osób, listę osób występujących z ubezpieczenia oraz inne wnioski Ubezpieczonych w terminie do 15 dnia miesiąca, którego dotyczą.
Czy mając na uwadze zapisy, pkt 2.24 Zamawiający potwierdzi, że powyższe ustalenia dotyczące przekazywania list osób czy deklaracji ubezpieczonych nie maja zastosowania w przypadku zapewnienia przez Wykonawcę systemu informatycznego do obsługi ubezpieczenia?
Odpowiedź: Zamawiający informuje, że Wykonawca z Ubezpieczającym może uzgodnić sobie wcześniejszy termin przekazywania dokumentów w celu usprawnienia obsługi, jednak zawsze będzie obowiązywał ostateczny termin wskazany w pkt. 2.17 Załącznika Nr 1 do SIWZ. Ponadto należy podkreślić, że chęć przystąpienia do ubezpieczenia poprzez złożenie deklaracji, a tym bardziej podpisanie deklaracji musi nastąpić do końca ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego początek odpowiedzialności. Przystąpienie do ubezpieczenia musi być zgłoszone w miesiącu poprzedzającym początek odpowiedzialności. W przypadku wystąpienia ubezpieczonego z ubezpieczenia ochrona ubezpieczeniowa wygasa od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu w którym została złożona rezygnacja z ubezpieczenia. Wszystkie takie zgłoszenia mogą być realizowane poprzez system informatyczny. Natomiast w przypadku gdyby Wykonawca na potwierdzenie tych zgłoszeń potrzebował dodatkowo np. deklaracji lub listy osób przystępujących i występujących do ubezpieczenia to zamawiający dokumenty te przesyła zgodnie z terminem opisanym w pkt. 2.17.
Pytanie 2
Załącznik nr 4 do SIWZ – istotne postanowienia umowy
§ 10:
Zamawiający zobowiązuje się do:
-informowania pracowników o możliwości przystąpienia do ubezpieczenia,
-sporządzania miesięcznych wykazów osób przystępujących oraz występujących z ubezpieczenia,
-potrącania z wynagrodzeń ubezpieczonych pracowników oraz przekazywania Wykonawcy, w ustalonym terminie, składek należnych za ubezpieczenie.
-dostarczenia listy osób ubezpieczonych nie później niż na 7 dni przed początkiem okresu ubezpieczenia
-dostarczenia deklaracji osób przystępujących do ubezpieczenia nie później niż 7 dni od początku okresu ubezpieczenia
Czy Zamawiający potwierdzi, że powyższe zapisy (podkreślone) dotyczące sporządzania wykazów, przekazywania list osób czy deklaracji ubezpieczonych nie mają zastosowania w przypadku zapewnienia przez Wykonawcę systemu informatycznego do obsługi ubezpieczenia? Dodatkowo zwracamy uwagę, że podane powyżej terminy niezgodne są z zapisami pkt. 2.17. Załącznika nr 1 do SIWZ.
Odpowiedź: Zamawiający informuje, że Wykonawca z Ubezpieczającym może uzgodnić sobie wcześniejszy termin przekazywania dokumentów w celu usprawnienia obsługi, jednak zawsze będzie obowiązywał ostateczny termin wskazany w pkt. 2.17 Załącznika Nr 1 do SIWZ. Ponadto informujemy, że zapisy § 10 Załącznika nr 4 do SIWZ zostaną zmodyfikowane w zmianie treści SIWZ w celu ujednolicenia z zapisami pkt. 2.17. Załącznika nr 1 do SIWZ.
Pytanie 3
Prosimy o potwierdzenie przez Zamawiającego terminu przekazywania składki – w dokumentacji przetargowej wskazane są dwa różne terminy:
Załącznik nr 1 do SIWZ pkt 2.9:
2.9. Składka za ubezpieczenie będzie płatna miesięcznie przez cały okres realizacji zamówienia
do 15 dnia okresu, za który jest należna. Składka będzie przekazywana przez Ubezpieczającego przelewem na konto bankowe Wykonawcy z podaniem w tytule przelewu numeru polisy
Załącznik nr 4 do SIWZ: paragraf 14 pkt 2
- Terminy przekazywania składek określa się na 28 dzień miesiąca za dany miesiąc. W przypadku, gdy dzień płatności tak określony przypadnie w dzień świąteczny lub wolny od pracy u Zamawiającego realizacja nastąpi w najbliższym dniu roboczym po tym terminie.
Odpowiedź: Zamawiający informuje, że zapisy pkt. 2.9. Załącznika nr 1 do SIWZ zostaną zmodyfikowane w zmianie treści SIWZ w celu ujednolicenia z zapisami § 14 pkt. 2 Załącznika nr 4 do SIWZ.
Pytanie 4
Załącznik nr 4 do SIWZ: paragraf 14 pkt 2
Czy Zamawiający zgodzi się na rozszerzenie zapisu ww. punktu o następującą treść: (…), pod warunkiem, że nie będzie to dzień kolejnego miesiąca, tylko dzień miesiąca za który jest należna składka.
Odpowiedź: Zamawiający informuje, wyraża zgodę na rozszerzenie zapisu o proponowaną treść. Obowiązująca treść zapisu § 15 pkt. 2 Załącznika Nr 4 do SIWZ zostanie przedstawiona zmianie treści SIWZ.
Pytanie 5
SIWZ, punkt 6.1. i inne analogicznie
Czy Zamawiający byłby skłonny przyjąć stosowany przez Wykonawcę system początku i końca odpowiedzialności z tytułu umowy ubezpieczenia, gdzie początkiem odpowiedzialności będzie 1. dzień miesiąca kalendarzowego 1. miesiąca ochrony, zaś dniem końca odpowiedzialności będzie ostatni, odpowiednio – 30 albo 31. dzień miesiąca kalendarzowego ostatniego, 36. miesiąca odpowiedzialności.
Odpowiedź: Zamawiający informuje, że stosowany przez Wykonawcę system początku i końca odpowiedzialności z tytułu umowy ubezpieczenia będzie miał zastosowanie w niniejszym postepowaniu.
Pytanie 6
Wykonawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie umocowania brokera przez inne podmioty (jednostki organizacyjne Powiatu Łęczyńskiego) objęte postępowaniem przetargowym.
Odpowiedź: Zamawiający informuje, że broker przestawi stosowne umocowania Wykonawcy którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza przez zawarciem umowy ubezpieczenia.
Pytanie 7
Czy Zamawiający jest upoważniony do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w imieniu pozostałych podległych jej jednostek na podstawie art. 16 PZP, a jeśli nie, to jaka podstawa działania Zamawiającego w imieniu pozostałych Zamawiających.
Odpowiedź: Zamawiający informuje, że prowadzi przedmiotowe postępowanie przetargowe na podstawie art. 16 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający działa w imieniu własnym oraz na podstawie udzielonego umocowania w imieniu wszystkich podmiotów wskazanych w SIWZ. Jednostki, które takiego umocowania nie udzieliły nie zostały uwzględnione w niniejszym postepowaniu.
Pytanie 8
SIWZ pkt. 6.2
Wykonawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie czy Zamawiający wymaga wystawienia oddzielnych polis potwierdzających zawarcie umowy ubezpieczenia dla wszystkich dziesięciu Ubezpieczających wymienionych w SIWZ.
Odpowiedź: Zamawiający informuje, że zgodnie z § 9 Załącznika nr 4 do SIWZ polisy ubezpieczeniowe będą wystawione odrębnie dla wszystkich Ubezpieczających wymienionych w SIWZ.